Otimizando o tempo e produtividade da sua equipe de TI em 5 Passos

Toda e qualquer equipe de profissionais que busca resultados ou a realização de projetos está sujeita a comprometimentos com prazos, tempo e também com a falhas na produtividade dentro do projeto.

Para isso, nós da Zillion resolvemos criar 5 passos ou dicas para você e qualquer empreendedor ou líder a ajudarem a sua equipe de TI a otimizarem tempo e sua produtividade.

• Planejamento é fundamental!

Antes de qualquer coisa, tenha o Planejamento do projeto não só em mente, mas organizado de uma forma acessível a todos.

Saber quais as necessidades do cliente, quais as tarefas a serem executadas para chegar a essas necessidades é fundamental para mapear o planejamento.

Distribua tarefas pela equipe e as organize em algum software ou sistema em nuvem para deixar acessível a todos e para monitorar o andamento do processo.

• Crie Metas

As metas são essenciais para qualquer projeto, processo ou atividade de uma equipe. Elas vão guiar o andamento e a execução das tarefas ao longo de todo trabalho.

Dentro de uma equipe de TI é ainda mais necessário, pois existem diversos profissionais responsáveis por processos distintos. Traçar metas irá fazer com que cada um saiba exatamente sue lugar e como agir.

Mas é importante criar metas, tarefas e objetivos alcançáveis, dentro de prazos realistas e proporcionar condições para o cumprimento de tais metas.

A comunicação rápida e eficaz é outro fator muito importante, pois o feedback garantirá o êxito das ações.
Incentive, envolva, bonifique e encoraje os profissionais responsáveis, a focarem nas metas e buscarem concluí-las através de suas tarefas!

• Use Ferramentas para o fluxo

Quando se fala em otimização e produção, as ferramentas são extremamente úteis e necessárias para resolverem diversos problemas dentro de uma equipe de TI.

Existem diversos softwares que podem ajudar e agir em demandas de todos os gêneros, seja para você organizar as metas, atividades e objetivos, ou mesmo para melhorar a comunicação entre os profissionais. Além disso, muitas ferramentas podem evitar trabalhos desnecessários e automatizar atividades que demandariam muito tempo e energia.

Você já conhece as Novidades do Office 365? Use-o para otimizar o processo de sua equipe de TI.

• Use o tempo para estimular sua equipe

Quando você estipula prazos para o cumprimento de tarefas, os profissionais envolvidos se sentirão responsáveis por entregar suas atividades no tempo determinado.

Isso irá melhorar o processo e comprometimento do profissional com o projeto. Além de garantir o envolvimento do mesmo com o projeto de forma mais centrada.

Mas não apenas cobre! Se for possível, use os prazos como um indicador de produtividade e reconhecimento do profissional, assim ele se sentirá eficiente e importante para a empresa e o encorajará a melhorar sempre!

• Monitore as falhas e erros para não repeti-los!

Existem diversos programas, softwares e formas de mapear os erros e as falhas de um projeto. Mas acima de tudo, é preciso de honestidade e comprometimento da equipe para o mapeamento dessas falhas.

Uma vez que um erro ou falha é detectada, é necessário ser observada e registrada para que não ocorra novamente, ou mesmo para servir como modelo de resolução de um próximo problema parecido.

Assim, seus riscos de falhar diminuem e sua produtividade é elevada.

Se você é um empreendedor ou quer saber mais dicas sobre como usar a Tecnologia Empresarial para ter mais controle sobre seu negócio, confira este post!